GIA ĐÌNH PHẬT TỬ VIỆT NAM

BI – TRÍ – DŨNG

BAN HƯỚNG DẪN TRUNG ƯƠNG BAN HƯỚNG DẪN BÀ RỊA VŨNG TÀU oOo

TÀI LIỆU TẬP HUẤN HỘI ĐỒNG GIÁM KHẢO

CÁC KỲ THI VƯỢT BẬC ĐOÀN SINH NĂM 2010

ĐỀ TÀI:

TRÁCH NHIỆM

HỘI ĐỒNG THI VƯỢT BẬC ĐOÀN SINH

A. DẪN NHẬP:

GĐPT là một tổ chức giáo dục, do đó việc tu học của Đoàn Sinh là vấn đề quan trọng then chốt cần được đặt lên hàng đầu trong sinh hoạt GĐPT. Có học thì phải có thi. Muốn chất lượng việc học và tu của các em có kết quả thì vấn đề kiểm tra, khảo hạch không thể thiếu trong chương trình sinh hoạt hằng năm. Từ nhận định trên, việc tổ chức thi vượt bậc [TVB] nhằm đáp ứng các mục đích:

- Kiểm tra kiến thức, trình độ tiếp thu của các em Đoàn Sinh về các môn học trong GĐPT.

- Đánh giá sự giảng dạy của Huynh Trưởng đơn vị, để từ sự đánh giá nầy BHD có kế hoạch tu nghiệp, tập huấn nâng cao năng lực Huynh Trưởng.

- Truyền đạt hoặc kích thích tinh thần các em tìm hiểu thêm về những thông tin mới liên quan đến các đề tài tu học không được giảng dạy tại đơn vị và uốn nắn, hoàn tniện những kiến thức còn thiếu sót hay lệch lạc của các em.

- Tạo điều kiện để các em lên bậc học cao hơn tương ứng với độ tuổi quy định từng Ngành theo Nội quy GĐPT.

- Gây nên sự hưng phấn, kích thích việc học hỏi của các em qua kết quả kỳ thi được xác định bởi chứng chỉ trúng cách và cấp hiệu vượt bậc được Ban Huynh Trưởng gắn trước khi vào niên khóa mới.

Việc tổ chức và điều hành một khóa TVB quý anh chị đã được học trong chương trình Trại huấn luyện A Dục. Trong phạm vi buổi tập huấn nầy, chúng tôi chỉ nhằm chia xẻ thêm với quý anh chị về sự liên quan giữa Hội Đồng Giám Khảo [HĐGK] với các phần hành khác trong công tác thi vượt bậc và trách nhiệm riêng của từng Thành viên HĐGK trong quá trình coi thi và chấm thi.

Trong những năm qua, trước, sau và trong khi tổ chức TVB, anh chị em chúng ta có nhiều sai lệch cần phải khắc phục, điều chỉnh mà vấn đề thực thi chức năng của HĐGK là một vấn đề quan trọng trong những mặt chúng ta còn hạn chế. Do đó, mục đích của buổi tập huấn hôm nay là:

• Bổ sung thêm kinh nghiệm, kiến thức và năng lực chuyên môn giúp quý anh chị Giám khảo, Giám thị thấu đáo những vấn đề cốt lõi trong công tác để việc coi thi, chấm thi được hoàn thiện đồng bộ.

• Mỗi một thành viên trong Hội đồng thi đều biết rõ công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm đến đâu? Liên lạc với các phần hành nào trong BHD, BĐD hay đơn vị sở tại để hoàn tất kỳ TVB từ lúc lập danh sách các em Thí sinh (TS) dự thi cho đến lúc hoàn tất việc cấp phát chứng chỉ?

• Phối hợp chặt chẻ và đồng bộ giữa các cơ quan, phần hành có trách nhiệm trong công tác tổ chức, điều hành TVB:

- Ban Hướng Dẫn                    :     Chỉ đạo.

- Ban Đại Diện Huyện/Thị       :     Trung gian.

- Ban Huynh Trưởng đơn vị    :     Cung cấp Thí sinh; thanh toán lệ phí thi.

- Hội Đồng Giám Khảo            :     Coi thi, chấm thi, hoàn tất thủ tục hành chánh.

• Sau khi kỳ TVB kết thúc, các nguyên tắc, thủ tục hành chánh, tài chánh, coi thi, chấm thi, báo cáo, cấp chứng chỉ, trao cấp hiệu… đều phải được tiến hành đồng bộ, thống nhất, đúng thời gian quy định trong tinh thần lục hòa, bình đẳng và bảo mật.

B. NỘI DUNG:

I/ NHỮNG NGUYÊN TẮC & THỂ LỆ TVB ĐANG ĐƯỢC ÁP DỤNG TẠI GĐPT BÀ RỊA VŨNG TÀU HIỆN NAY:

Tại GĐPT Bà Rịa Vũng Tàu, việc tổ chức, điều hành TVB hằng năm đã được thống nhất trên toàn tỉnh theo thể thức sau:

1) Nguyên tắc thành lập Hội đồng thi: Có 3 cấp:

• Hội đồng thi cấp đơn vị: Do Ban Huynh Trưởng đơn vị thành lập, tổ chức thi cho ĐS ngành Đồng đơn vị sở tại.

• Hội đồng thi cấp Vùng: Do HT Vùng liên hệ công cử trong cuộc họp HT toàn Vùng (qua sự triệu tập của Đại diện BHD tại Huyện/Thị) chịu trách nhiệm tổ chức thi cho ĐS ngành Thiếu bậc Hướng Thiện và Sơ Thiện.

• Hội đồng thi cấp Huyện/Thị: Do Ban Đại Diện Huyện/Thị công cử và thành lập, chịu trách nhiệm tổ chức thi cho ĐS ngành Thiếu bậc Trung Thiện tại Huyện/Thị liên hệ.

- Kể từ năm 2009, Hội đồng thi cấp Trung Thiện không do BĐD Huyện/Thị công cử nữa mà được chuyển về BHD tỉnh thành lập HĐGK cấp tỉnh và được tổ chức cho tất cả ĐS Trung Thiện toàn tỉnh.

- Tất cả Hội đồng thi cấp Tỉnh, Huyện, Vùng do BHD ban hành quyết định thành lập trước ngày thi mới đủ tư cách pháp nhân điều hành khóa thi, riêng Hội đồng thi cấp đơn vị do Gia trưởng ban hành quyết định thành lập sau khi họp BHT công cử và gởi biên bản báo cáo BHD thẩm tường trước.

2) Thành phần Hội đồng thi: Thông thường mỗi khóa thi cần phải có 2 Hội đồng thi để tổ chức và điều hành.

- Hội đồng thi chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành, coi thi, báo cáo diễn tiến thi.

- Hội đồng Giám khảo có trách nhiệm chấm thi, lập danh sách trúng cách, thực hiện và trình khán chứng chỉ.

Trên thực tế hiện nay, do điều kiện nhân sự, chúng ta không thực hiện 2 Hội đồng mà chỉ thành lập một Hội đồng bao gồm cả hai trách nhiệm. Thành phần Hội đồng thi như sau:

- 1 Chánh chủ khảo (phải là HT có cấp).

- 1-2 Phó chủ khảo (tùy tình hình nhân sự).

- 1-2 Thư ký (nếu thi chung, có hơn 1 Hội đồng và tùy tình hình nhân sự).

- 1 Thủ quỹ.

- 2 Giám khảo trở lên, phải chọn các HT có năng lực, kiến thức về mọi bộ môn tu học trong GĐPT. Giám khảo ngành Đồng, nếu thiếu nhân sự có thể mời các HT chưa có cấp nhưng phải qua trại huấn luyện HT (Nếu đầy đủ nhân sự, lưu ý cơ cấu số lượng Giám khảo là số lẻ để phòng trường hợp phải biểu quyết điểm hoặc công nhận thủ khoa).

- 1 Giám thị trở lên (tùy theo số lượng TS & số bậc dự thi. Nếu đầy đủ nhân sự, nên tối thiểu 1 Giám thị/bậc).

3) Kế hoạch tổ chức thi:

• Hằng năm, trước ngày thi 1 tháng, BHD sẽ có thông báo đến các cấp thừa hành về kế hoạch tổ chức TVB để các đơn vị trực thuộc thành lập Hội đồng thi các cấp. Ngày thi được BHD ấn định thống nhất trong toàn tỉnh thi cùng một ngày. Đề thi các bậc do BHD ủy nhiệm cho UV Nghiên Huấn BHD tỉnh soạn thảo, các TS dự thi được HĐGK cấp phát đề và các loại ấn chỉ liên quan.

• Để bảo đảm tính bảo mật, thời gian và địa điểm nhận đề thi do BHD ấn định, các Đại diện Huyện/Thị đến nhận và chuyển giao cho các Hội đồng bộ đề thi và các ấn chỉ liên quan theo số lượng TS dự thi đã báo cáo trước đó.

• Thời gian thi: Để tiện việc kiểm tra thi tại các Hội Đồng, thời gian được ấn định như sau:

- Ngành Đồng: 1 buổi. (Sáng hay chiều tùy tình hình sinh hoạt của đơn vị).

- Hướng Thiện & Sơ Thiện: 1 buổi.

- Trung Thiện: Trọn 1 ngày.

• Báo cáo: Kết quả thi phải được Hội đồng thi báo cáo lên BHD chậm nhất là 15 ngày tính từ ngày thi. Báo cáo và hồ sơ phải nộp về BHD (thông qua BĐD Huyện/Thị) bao gồm:

- Biên bản thi và kết quả chấm điểm của HĐGK được lập theo diễn tiến từ khi khai mạc đến khi bế mạc (phải kết thúc trong ngày).

- Bảng tổng hợp chi tiết điểm thi.

- Danh sách TS trúng cách (Hội đồng cấp đơn vị kèm thêm 1 quyết định trúng cách bản chính).

- Biên bản giải quyết các vi phạm nội lệ thi (nếu có).

- Toàn bộ bài thi của TS (Trừ các Hội đồng Ngành Đồng thì do đơn vị lưu giữ).

• Phúc khảo: Trường hợp đặc biệt, nếu có đơn vị khiếu nại và xin phúc khảo, HĐGK phải khẩn trình BHD chậm nhất 7 ngày kể từ ngày BHD giao chứng chỉ.

4) Thể thức hành chánh – tài chánh:

• Các đơn vị lập danh sách, số lượng TS dự thi từng bậc, gởi về BĐD Huyện/Thị 15 ngày trước ngày thi.

• BĐD Huyện/Thị tổng hợp đồng thời chuyển báo cáo về văn phòng BHD Tỉnh số lượng TS để BHD có kế hoạch ấn loát đề và chuẩn bị ấn chỉ.

• Lệ phí thi sẽ do BHD ấn định, bao gồm: chi phí ấn loát đề; giấy thi; chứng chỉ; cấp hiệu; hành chánh phí và phạn phí (nếu có).

• Thể thức thu chi tài chánh:

- Giai đoạn 1: Đơn vị phụ nạp tiền đề & giấy thi về BĐD Huyện/Thị theo số lượng TS các bậc đã báo cáo. BĐD Huyện/Thị chuyển nộp về Thủ quỹ BHD.

- Giai đoạn 2: Đến địa điểm thi tại các Hội đồng, đơn vị nộp hành chánh phí và phạn phí đồng thời tạm ứng tiền chứng chỉ, cấp hiệu cho Hội đồng thi. (Phạn phí chỉ đóng góp cho bậc thi nào thi trọn ngày).

- Giai đoạn 3: Sau khi hoàn tất kỳ thi và báo cáo về BHD ban hành quyết định trúng cách (nếu là Hội đồng thi cấp tỉnh, Huyện/Thị, Vùng) hoặc gởi Quyết định trúng cách báo cáo BHD (nếu là Hội Đồng thi cấp đơn vị) các Hội đồng thi liên lạc nhận và thanh toán tiền chứng chỉ, cấp hiệu tại BĐD Huyện/Thị.

- Hội đồng thi các cấp có trách nhiệm hoàn ứng số tiền chứng chỉ và cấp hiệu của những TS không trúng cách về đơn vị.

- Đơn vị tùy nghi xuất quỹ nộp các khoản lệ phí thi cho các em hay thu từ các em, nhưng phải bảo đảm chỉ thu đúng khoản lệ phí BHD quy định và không thu tiền chứng chỉ, cấp hiệu những TS không trúng cách.

II/ TRÁCH NHIỆM & QUYỀN HẠN CỦA HỘI ĐỒNG THI:

1) Nhiệm vụ chung:

• Điều nghiên và liên lạc địa điểm, tổ chức, điều hành, coi & chấm thi, hoàn tất mọi thủ tục hành chánh sau khi thi.

• Giải quyết thỏa đáng mọi vấn đề liên quan đến kỳ thi.

• Trực tiếp chịu trách nhiệm trước BHD về Hội đồng thi liên hệ.

• Hoàn tất mọi thủ tục kết tập hồ sơ, báo cáo, liên lạc thực hiện chứng chỉ, cấp hiệu và theo dõi việc cấp phát chứng chỉ, cấp hiệu tại các đơn vị. Hội đồng thi chỉ thực sự mãn nhiệm sau khi TS  đã được nhận chứng chỉ, cấp hiệu và không còn khiếu nại nào khác.

2) Nhiệm vụ theo phần hành:

a. Ban Huynh Trưởng:

- Lập và báo cáo danh sách, số lượng ĐS dự thi, chuẩn bị lệ phí thi tương ứng để nộp theo điều 4, mục 1, phần I tài liệu nầy.

- Thành lập Hội đồng thi và tổ chức thi cho ngành Đồng.

- Liên lạc và chuẩn bị cho ĐS ngành Thiếu dự thi tại các Hội đồng cấp Vùng, Huyện, Tỉnh (Bao gồm cả các công việc từ khi dự thi đến khi cấp phát chứng chỉ, cấp hiệu).

- Liên lạc và giao nhận chứng chỉ, cấp hiệu. (Gia Trưởng khán duyệt chứng chỉ ngành Đồng).

- Tổ chức lễ trao chứng chỉ, trao cấp hiệu.

- Khai giảng niên khóa mới sau khi có kết quả thi theo kế hoạch đơn vị hằng năm.

b. Ban Đại Diện Huyện/Thị:

- Tổ chức họp HT trong phạm vi trách nhiệm để thành lập các Hội đồng thi cấp Huyện/Thị và Vùng trực thuộc. Gởi biên bản báo cáo thành phần Hội đồng thi cho văn phòng BHD.

- Tổng hợp và gởi báo cáo danh sách, số lượng TS cho Tổng Thư Ký, nộp tiền đề thi theo số lượng tương ứng cho Thủ Quỹ BHD.

- Liên lạc địa điểm thi cho các Hội đồng thi ngành Thiếu trên địa dư trách nhiệm.

- Liên lạc văn phòng BHD nhận đề và các ấn chỉ liên quan theo thời gian ấn định của BHD.

- Phân phối đề thi đến các Hội đồng thi trực thuộc đúng thời gian ấn định.

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị và Hội đồng thi trực thuộc mọi công tác trước, trong và sau kỳ thi. Kịp thời báo cáo BHD những trở ngại liên quan đến kỳ thi, kể cả việc chậm trể trong việc cấp phát chứng chỉ và cấp hiệu.

c. Chánh Chủ Khảo:

- Liên lạc với Đại diện BHD tại Huyện/Thị để nhận đề và các ấn chỉ liên quan đúng thời gian ấn định.

- Tổ chức, điều hành, phân công các thành viên Hội đồng thi thực hiện đúng và kịp thời trách nhiệm theo phần hành, đúng tinh thần văn thư hoặc bản hướng dẫn tổ chức thi của BHD.

- Tham khảo, kiểm tra trước và góp ý kịp thời các câu hỏi vấn đáp của Giám khảo liên hệ trước khi thi nhằm bảo đảm thời gian và độ chính xác.

- Kiểm tra và ký mọi văn kiện, bảng điểm v.v… đệ trình BHD do Thư ký Hội đồng lập.

- Ký chứng chỉ trúng cách chuyển trình BHD khán duyệt.

- Giải quyết tất cả các tình huống, các khiếu nại (nếu có) của TS và đơn vị liên quan đến Hội đồng thi trách nhiệm. Giải trình trước BHD nếu có yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

d. Thư ký:

- Lập danh sách TS, thực hiện mọi vấn đề thuộc phạm vi hành chánh, tài chánh của Hội đồng thi.

- Tổng hợp các phiếu điểm của Giám khảo, căn cứ thang điểm theo bản hướng dẫn để xác định TS trúng cách.

- Lập biên bản thi và danh sách trúng cách, kết tập và niêm phong hồ sơ chuyển nộp BHD đúng thời gian quy định.

- Liên lạc chứng chỉ, cấp hiệu cho TS thuộc Hội đồng thi liên hệ.

- Lập chứng chỉ (căn cứ quyết định trúng cách) trình Chánh chủ khảo ký và đệ trình BHD khán duyệt.

e. Thủ quỹ:

- Thực hiện mọi công việc thu, chi và thanh, quyết toán tài chánh liên quan đến kỳ thi theo phân công của Hội đồng (trước, trong và sau khi thi).

- Phụ trách công tác ẩm thực cho Hội đồng thi và Thí sinh nếu thi trọn ngày.

f. Giám Thị

- Kiểm tra tư cách thí sinh; phối hợp với Thư ký và Chánh chủ khảo ấn định nội lệ phòng thi (nếu không có bản Nội lệ chung của BHD); công bố Nội lệ trước khi thi.

- Kiểm tra số lượng TS, phát đề và các ấn chỉ liên quan, hướng dẫn cách ghi giấy thi và làm bài cho Thí  sinh (theo hướng dẫn trong đề thi) đúng thời gian quy định.

- Coi thi, phát hiện và cảnh cáo các trường hợp vi phạm Nội lệ thi để Hội đồng hay cấp trên xử lý.

- Theo dõi thời gian, thu bài thi, kiểm tra, so sánh số bài thi với số lượng TS, ký và giao bài thi ngay cho Thư ký Hội đồng.

- Là Giám khảo môn tinh thần và kỷ luật của TS.

- Phụ trách điều hành sinh hoạt TS trong kỳ thi.

- Phụ trách sát hạch hoặc chấm thi các bộ môn khác nếu được sự ủy cử của Hội đồng thi.

g. Giám khảo:

Giám khảo thi viết: Chấm bài theo đáp án và thang điểm BHD.

Giám khảo thi vấn đáp:

- Ngành Đồng không thi môn vấn đáp.

- Ngành Thiếu có thể tổ chức thi vấn đáp trong một “trò chơi vừa” (không quá 4 giờ) hoặc đặt trạm thi vấn đáp không thông qua trò chơi tùy theo điều kiện thời gian. Tuy nhiên bậc Trung Thiện cần thiết phải tổ chức thi vấn đáp trong trò chơi (tùy thuộc bản hướng dẫn thi thống nhất toàn tỉnh của BHD).

- Thi vấn đáp 4 môn bắt buộc: Phật Pháp, HĐTN, Văn nghệ, Hiểu biết về GĐPT. Mỗi trạm TS được hỏi 2 câu. Nếu thi vấn đáp được đặt trong trò chơi thì có thêm điểm thi “kỷ năng tham gia trò chơi” do HT điều hành trò chơi làm Giám khảo (tức Giám thị kiêm nhiệm đã nói tại mục f).

- Thang điểm của tất cả các trạm vấn đáp và trò chơi được quy định thống nhất trong bản hướng dẫn tổ chức thi.

- Điểm của tất cà các môn thi do Giám khảo chấm phải được ghi rỏ ràng trên một phiếu điểm (theo mẫu hướng dẫn tập huấn), Giám khảo ký xác nhận rồi chuyển cho Thư ký Hội đồng sau khi thi xong.

3) Quản thủ hồ sơ thi: Sau khi thi xong và hoàn tất các thủ tục hành chánh các hồ lưu trử được quản thủ như sau:

- Ngành Đồng: Lưu trử tại đơn vị.

- Ngành Thiếu: Thư ký Hội đồng kết tập, niêm phong chuyển giao toàn bộ về BHD thông qua Đại diện BHD tại Huyện/Thị.

III/ KẾT LUẬN: NHỬNG ĐIỀU NÊN LÀM VÀ CẦN TRÁNH CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG THI:

• Chu toàn mọi trách nhiệm được quy định trong tài liệu tập huấn.

• Mở đề, phát giấy thi và thu bài đúng thời gian quy định.

• Coi thi, chấm thi với tinh thần công bằng và hòa ái.

• Không hống hách, khắt khe, quan trọng hóa vấn đề làm TS lo sợ.

• Không dễ dãi, xuề xòa làm mất giá trị kỳ thi.

• Không có những hành động tiêu cực, tự hạ nhân cách mình.

• Không phàn nàn TS quá kém, làm xúc phạm TS.

• Không nói quá nhiều làm mất thời gian của TS.

• Không phàn nàn đề thi quá khó hay quá dễ làm dao động TS (Vấn đề nầy sẽ góp ý sau với người có thẩm quyền trách nhiệm).

• Không được chỉ dẫn riêng cho TS nào. Nếu thấy cần thiết thì đề nghị Chánh chủ khảo gợi ý, hướng dẫn chung cho tất cả phòng thi, nhưng tránh làm mất thời gian của TS.

• Giám khảo vấn đáp không được đặt câu hỏi vượt quá chương trình, không đặt câu hỏi quá khó như để thể hiện kiến thức cá nhân rồi lại mất thời gian giảng giải. Cần phải cho đáp án ngay sau khi TS không trả lời được. Tránh giảng giải dài dòng làm ảnh hưởng giờ thi của các trạm khảo sát kế tiếp.

TIỂU BAN NGHIÊN HUẤN

BAN HƯỚNG DẪN GĐPT BÀ RỊA VŨNG TÀU